Question 1

Qu'est-ce que VolyClub exactement ?

Accepted Answer

VolyClub est une plateforme SaaS de gestion gamifiée des bénévoles pour les clubs sportifs associatifs. Elle permet de créer des événements, de gérer les présences, d'attribuer des points XP, de suivre un Trust Score et de récompenser les bénévoles les plus actifs — le tout depuis un tableau de bord simple et accessible sur mobile.

Question 2

Quels types de clubs peuvent utiliser VolyClub ?

Accepted Answer

VolyClub est conçu pour tous les clubs sportifs associatifs : football, rugby, handball, basketball, volley-ball, tennis, athlétisme, natation et bien d'autres. Tout club qui repose sur des bénévoles peut en bénéficier, quelle que soit sa taille — de 10 à plusieurs centaines de membres.

Question 3

Faut-il installer quelque chose pour utiliser VolyClub ?

Accepted Answer

Non. VolyClub est 100% web. Pas d'installation requise, ni pour les administrateurs, ni pour les bénévoles. Vos bénévoles accèdent à la plateforme depuis n'importe quel navigateur sur mobile ou ordinateur. Votre tableau de bord est disponible immédiatement après inscription.

Question 4

Comment inviter mes bénévoles à rejoindre le club ?

Accepted Answer

Depuis votre tableau de bord, générez un lien d'invitation magique en un clic. Partagez-le par email, WhatsApp ou sur vos réseaux sociaux. Vos bénévoles rejoignent le club en moins de 30 secondes — pas de code, pas d'installation. Vous pouvez aussi inviter par email avec notification automatique.

Question 5

Comment fonctionne le système d'XP ?

Accepted Answer

Chaque bénévole gagne des points d'expérience (XP) en participant aux événements. L'XP est attribuée automatiquement après confirmation des présences par un admin : présence validée → XP créditée. Les montants sont configurables par type d'événement. L'XP s'accumule pour monter de niveau et débloquer des récompenses.

Question 6

Qu'est-ce que le Trust Score et comment est-il calculé ?

Accepted Answer

Le Trust Score (0–100) est un indicateur de fiabilité calculé automatiquement après chaque événement. Il prend en compte la présence (présent/absent), la ponctualité (check-in à l'heure ou en retard), la régularité sur les dernières semaines et la tendance récente. Un bénévole qui se désiste au dernier moment voit son score baisser. Un bénévole ponctuel et régulier le voit monter.

Question 7

Les classements sont-ils publics au sein du club ?

Accepted Answer

Oui. Le leaderboard est visible par tous les membres du club, ce qui crée une saine émulation. Les bénévoles peuvent voir leur position, leur XP totale et comparer leur Trust Score avec les autres. L'administrateur peut choisir de masquer les classements si cela ne correspond pas à la culture de son club.

Question 8

Comment fonctionnent les récompenses ?

Accepted Answer

Dès le plan Starter, vous pouvez créer un catalogue de récompenses (bons de réduction, entrées, cadeaux, expériences) que vos bénévoles débloquent en échangeant leurs XP : 3 récompenses actives sur Starter, illimitées dès Pro. Vous définissez la valeur en XP, la quantité disponible et la date d'expiration. Les bénévoles voient les récompenses disponibles dans leur espace et font une demande d'échange depuis leur profil.

Question 9

Comment créer et gérer des événements ?

Accepted Answer

Depuis votre tableau de bord, cliquez sur « Créer un événement ». Renseignez le nom, la date, le lieu, les tâches disponibles et le nombre de bénévoles requis par poste. Les bénévoles reçoivent une notification et s'inscrivent aux créneaux qui les intéressent. Le jour J, le suivi des présences se fait en temps réel via le tableau de bord.

Question 10

Peut-on gérer plusieurs équipes ou sections dans un même club ?

Accepted Answer

Oui, à partir du plan Business. Vous pouvez organiser votre club en équipes (ex. U13, U15, Senior, Féminine) et assigner des admins par équipe. Chaque équipe a ses propres événements et son propre leaderboard, tout en appartenant au même club.

Question 11

Comment fonctionne la gestion des absences ?

Accepted Answer

Quand un bénévole s'inscrit à un événement et ne se présente pas sans prévenir, le système le détecte automatiquement au moment du check-in. Son Trust Score est impacté négativement. Si le bénévole prévient à l'avance (via son profil), l'absence est marquée comme justifiée et l'impact est moindre. Les admins peuvent ajuster manuellement les statuts de présence.

Question 12

Peut-on exporter les données du club ?

Accepted Answer

Dès le plan Starter, vous pouvez exporter toutes vos données en CSV ou XLSX depuis votre tableau de bord : liste des membres, historique des événements, présences, XP, Trust Scores et statistiques. Les exports sont disponibles à la demande, sans limitation de fréquence.

Question 13

Le plan Découverte est-il vraiment gratuit, pour toujours ?

Accepted Answer

Oui, le plan Découverte est gratuit sans limite de durée et sans carte bancaire. Il inclut 1 club, jusqu'à 20 membres actifs et 5 événements par mois — idéal pour tester VolyClub ou pour les très petits clubs. Si vous dépassez ces limites, vous serez invité à passer sur le plan Starter ou Pro.

Question 14

Y a-t-il un engagement minimum pour les plans payants ?

Accepted Answer

Non. Les plans Starter, Pro et Business sont sans engagement. Vous pouvez choisir la facturation mensuelle ou annuelle (environ 2 mois offerts), et vous pouvez annuler à tout moment. En cas d'annulation, votre accès continue jusqu'à la fin de la période déjà payée.

Question 15

Comment fonctionne la facturation pour les fédérations ?

Accepted Answer

Le plan Federation à 299€/mois couvre jusqu'à 25 clubs affiliés avec un dashboard unifié, du white-label et un Customer Success Manager dédié. Pour les besoins au-delà (clubs illimités, SSO, intégrations sur-mesure), le plan Enterprise est sur devis. Contactez-nous via la page Contact pour recevoir une offre personnalisée.

Question 16

Où sont hébergées les données ?

Accepted Answer

Les données sont hébergées en Europe (région eu-west-1 sur des serveurs Supabase). Nous ne transférons pas vos données hors de l'Union Européenne. VolyClub est conforme au RGPD : les membres ont un droit d'accès, de rectification et d'effacement de leurs données personnelles.

Question 17

Comment VolyClub protège-t-il les données des bénévoles ?

Accepted Answer

Toutes les communications sont chiffrées via TLS/HTTPS. Les mots de passe sont hachés avec bcrypt. Les sessions sont stockées sous forme de cookies HTTP-only. Les données sensibles ne sont jamais exposées dans les URLs ou les logs. Nous effectuons des audits de sécurité réguliers et la Row Level Security est activée sur toutes les tables de la base de données.

Question 18

Que se passe-t-il si je veux supprimer mon club ?

Accepted Answer

Depuis votre tableau de bord, vous pouvez demander la suppression complète de votre club et de toutes les données associées. La suppression est irréversible et prend effet sous 30 jours (conformément au RGPD). Vos bénévoles recevront une notification et pourront exporter leurs données avant la suppression définitive.

Questions fréquentes

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